中小企業の生成AI導入｜担当者1人で始める進め方と費用の抑え方
「うちの規模で生成AIを入れるのは、まだ早いのでは」
中小企業の経営者や総務の担当者から、この言葉をよく聞きます。専任の担当者はいない。情報システム部門もない。予算も限られている。この3つがそろっていると、大企業向けの導入手順はそのまま使えません。
ただし、条件が厳しいから効果が小さいわけではありません。むしろ1人が複数の業務を兼務している会社ほど、1つの業務が軽くなったときの影響は大きくなります。
そこでこの記事では、専任担当も情報システム部門もない前提で、最初に選ぶ業務、月いくらから始められるか、担当者1人で回す90日の進め方までを整理します。
記事の後半には、最初の3業務を選ぶ判断表と、90日の進行表を載せました。そのまま自社の計画に写して使えます。
中小企業の生成AI導入は3つの制約から設計する
大企業向けの手順が合わない理由は、前提が違うからです。中小企業には、次の3つの制約があります。
| 制約 | 大企業向けの手順で起きること | 中小企業での進め方 |
|---|---|---|
| 専任の担当者がいない | 推進体制の構築で止まる | 兼務のまま1人で始める前提にする |
| 情報システム部門がない | 権限設計や検証の工程が進まない | 設定が要らないサービスから使う |
| 予算が限られている | 全社導入の稟議が通らない | 月3,000円台の1人分から始める |
このうち最初の制約が、いちばん効きます。推進の体制を整えてから始めようとすると、体制が整う前に関心が薄れます。
順番を逆にしてください。1人が1業務で成果を出し、その実績で体制の話をする。この順番なら、体制がないことは着手を止める理由になりません。
中小企業の生成AI導入で最初に選ぶ3業務
対象を選ぶ基準は、大企業の場合と変わりません。時間がかかっていて、答えが文書に書いてある業務です。
中小企業でとくに効きやすいのは、次の業務です。
- メールと文書の下書き。取引先への連絡、社内通知、案内文。1日30分から1時間の作業が半分になります。
- 議事録と記録の作成。会議の音声から要点と次の作業を取り出す作業です。
- 問い合わせへの回答案。就業規則や社内ルールに関する社員からの質問に、回答の下書きを作らせます。
- 表計算の集計。勤怠や売上のデータで、数式や集計手順を作らせます。
- 求人票と募集文の作成。採用の頻度が低い会社ほど、毎回ゼロから書いています。
この5つから、多くて3つを選んでください。兼務の担当者が扱えるのは、同時に3つまでです。
判断に迷うときは、直近1か月で「これは面倒だった」と感じた作業を書き出してみてください。頻度と手間の両方が高いものが、たいてい上位に来ます。
中小企業の生成AI導入は月3,000円台から始められる
費用の話をします。対話画面で使うだけなら、1人あたり月3,000円から5,000円です。
| 進め方 | 月額 | できること |
|---|---|---|
| 無償の対話画面 | 0円 | 文章の下書き、要約、調べもの |
| 有償の法人契約1人分 | 3,000〜5,000円 | 入力内容が学習に使われない扱い |
| 有償を3人分 | 1万〜1万5,000円 | 部署単位での試行 |
まず確認したいのが、無償と有償の違いです。無償のサービスは、入力した内容がサービス提供側の学習に使われる場合があります。取引先の情報や社員の個人情報を扱うなら、有償の法人契約が前提です。
一方、社外に出ない一般的な文章の下書きなら、無償の範囲で足ります。業務を分けて、必要なところだけ有償にするのが、費用を抑える現実的な方法です。
もう一つ確認してほしいのが、いま契約している業務システムです。会計ソフトや勤怠システムにAI機能が付いていることがあり、追加費用なしで使える場合があります。契約中のサービスの機能一覧を、一度見ておいてください。
費用の全体像は生成AI導入の費用に、3層の内訳として整理しています。
担当者1人で回す90日の進め方
体制がなくても、90日で1業務は形になります。30日ごとに区切り、判断する日をあらかじめ決めてください。
| 期間 | やること | 30日目・60日目・90日目に決めること |
|---|---|---|
| 1〜30日目 | 対象業務を3つ選び、1人分の有償契約を用意する | 最初に取り組む1業務を確定する |
| 31〜60日目 | その業務で毎日使い、うまくいった指示文を書き留める | 他の人にも配るかを判断する |
| 61〜90日目 | 手順書に工程として書き、2人目に渡す | 次の業務へ広げるかを判断する |
61日目からの工程を飛ばさないでください。担当者の頭の中にあるうちは、その人が休んだ日に元のやり方に戻ります。
手順書といっても、立派なものは要りません。「この作業では、次の指示文をコピーして使う」と1行書き添えるだけで足ります。
定着しない構造については、生成AIが定着しない理由で詳しく扱っています。
中小企業が最低限そろえる利用ルール
情報システム部門がなくても、ルールは必要です。ただし規程の形にする必要はありません。次の4つを1枚にまとめれば足ります。
- 使ってよいサービスを名指しで決める。それ以外を使いたい場合は相談する、と書き添えます。
- 入れてはいけない情報を挙げる。個人情報、取引先から預かった資料、未公開の経営情報の3つが最低限です。
- 出力をそのまま使わないことを決める。社外に出す文章は、必ず人が確認してから送ります。
- 困ったときの相談先を1人決める。社長でも総務の担当者でも構いません。窓口が明確であることが重要です。
規模が小さいほど、1人の判断が全社に影響します。だからこそ、この4つは早い段階で決めておいてください。
作り方の詳細と、公開されている雛形の使い方は生成AI導入ガイドラインの作り方にまとめています。
中小企業が使える補助金
費用の一部は、補助金でまかなえる場合があります。
長く使われてきたIT導入補助金は、令和7年度補正予算の事業からデジタル化・AI導入補助金2026へ名称が改められました。
通常枠の補助額は、対象が1〜3業務プロセスなら5万円から150万円、4業務プロセス以上なら150万円から450万円です。補助率は原則2分の1以内で、最低賃金近傍の事業者は3分の2以内になります。
ただし、対象になるのは事務局に登録されたITツールの導入費用が中心です。汎用の対話型AIのアカウント料金は対象外になることがあります。
要件は年度ごとに変わるため、中小企業庁の公募要領で対象経費を確認してから計画を立ててください。
順番としては、やるべき業務を決めてから制度を探すほうが確実です。補助金の対象に合わせて導入するものを決めると、使わない仕組みが残ります。
着手前に迷いやすい2つの論点
社員が使いこなせるか不安がある。業務を絞れば問題になりません。5つの業務のうち1つに限定し、その業務専用の指示文を配る形にしてください。汎用的な使い方を教える研修より、1業務で1回成功するほうが早く身につきます。
外部に相談すべきか、自社で進めるべきか。最初の1業務は自社で進められます。外部に頼む価値が出るのは、複数の業務へ広げる段階で、業務の分解と役割分担が必要になってからです。判断の基準はDXコンサルとはにまとめています。
中小企業の生成AI導入は1人1業務から始まる
専任の担当者も情報システム部門も予算もない。この3つは、着手を止める理由になりません。必要なのは、1人が1業務で使い始めて、うまくいった手順を書き残すことだけです。
体制を整えてから始めようとすると、整う前に関心が薄れます。順番を逆にして、実績から体制の話を始めてください。
導入から定着までの全体像は生成AI導入の進め方に、対象業務の洗い出し方は業務の棚卸しから始めるAXにまとめています。
どの業務から着手し、浮いた工数をどこへ向けるかまで含めて整理したのが、資料『AX戦略を考えるときに抑えるべき6つの考え方』です。
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まずは直近1か月で面倒だった作業を5つ書き出してみてください。最初の1業務は、その中から選べます。
