オンボーディングのAI活用｜入社手続きの抜け漏れをなくす仕組みと、初日までに終わらせる設計
入社初日にアカウントが発行されていない。備品が届いていない。受け入れ先の上長が、その人が来ることを直前まで知らなかった。
どれも珍しい話ではありません。オンボーディングは人事だけで完結せず、情報システム・総務・配属部署にまたがります。関わる部署が増えるほど、連絡と確認の回数が増え、どこかが抜けます。
入社1名あたりで人事が何時間かけているかを数えている会社は多くありません。手続きが多いことは分かっていても、時間として把握されていないため、改善の対象になりにくい業務です。
この記事では、オンボーディングのAI活用を3領域で整理し、部署をまたぐ手配の漏れをなくす仕組みと、初日までに何を終わらせるかの設計を扱います。
オンボーディングの業務を3領域に分ける
入社手続きを一括りにすると、どこから手をつけるか決まらない。性質で3つに分かれます。
| 領域 | AIに任せる範囲 | 人が残す判断 | 効果の出方 |
|---|---|---|---|
| 書類 | 様式の生成・記載漏れと添付漏れの検出・進捗の督促 | 最終承認・例外の扱い | 入社が集中する時期に効く |
| アカウントと備品 | 手配項目の洗い出し・依頼の起票・完了の確認 | 権限付与の承認 | 部署をまたぐほど効く |
| 初期の情報提供 | 制度と手続きへの質問対応・初日の案内 | 配属先での受け入れ | 入社者の数だけ効く |
着手する順番はアカウントと備品からです。漏れたときの影響が最も大きく、関係者が最も多いためです。書類は人事の中で完結するため、後からでも取り戻せます。
入社1名あたりの工数を先に数える
改善の前に、現状を数字にする。オンボーディングは「大変だ」という感覚はあっても、時間として把握されていないことがほとんどです。
次の4つを、直近の入社者5名分で数えてください。
- 人事がかけた時間 書類の準備、確認、督促、問い合わせ対応の合計。
- 手配の項目数 アカウント、備品、席、入館証、研修の受講登録、初期面談の設定など。
- 関わった部署の数 依頼と確認の相手。
- 漏れと手戻りの件数 初日までに揃わなかったもの。
3番目と4番目に相関が出ます。部署が増えるほど漏れが増える。この2つを並べて見せると、仕組みで直すべき問題だと共有できます。
書き出しの手順と列の設計は業務棚卸しとはにまとめました。
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手配の漏れが起きるのは項目の一覧が担当者の記憶にあるから
アカウントと備品の手配で漏れが起きるのは、手配すべき項目の一覧が担当者の記憶の中にあるためです。雇用形態、配属先、勤務地、職種。条件が変わると必要な項目も変わりますが、その分岐は文書になっていないことが多い。
ここでAIに任せられるのは、条件から必要な手配項目を出させることです。
- 雇用形態と配属先を入力すると、必要な項目の一覧が出る
- 各部署への依頼文を起票する
- 期限までに完了していない項目を検出し、督促する
権限付与の承認は人が残します。
ただし「何を依頼すべきか」の洗い出しと、「まだ終わっていないもの」の検出は任せて構いません。ここが最も件数の多い部分です。
条件による分岐を書き出す作業が、この仕組みの本体です。過去1年の入社者を条件別に並べると、分岐の実態が見えます。
書類は不備の検出から入る
入社書類でAIが効くのは、様式の生成よりも不備の検出。
記載漏れ、添付漏れ、記載内容の不整合。
提出された書類をその場で確認し、足りないものを本人へ返す。人事が全件を目視してから差し戻す運用に比べて、往復の回数が減ります。入社が集中する時期ほど差が出ます。
社会保険の資格取得届のように、提出先と期限が決まっている書類は、期限から逆算した督促まで任せられます。提出と最終責任は人が持ちます。
初期の問い合わせはオンボーディング専用に切り出す
入社直後の1か月は、問い合わせが集中する。経費精算のやり方、勤怠の打刻、福利厚生の申請。いずれも社内文書に答えがあるものです。
通常の社内問い合わせと同じ仕組みで受けても構いませんが、入社者向けに切り出すと効果が上がります。質問の種類が限られており、答えの精度を上げやすいためです。
答えの元になる文書が無い質問は、書き起こしの対象になります。この整理の手順は総務のAI活用で扱っています。
オンボーディングで人が残す3つの判断
任せる範囲を広げても、人に残るのは次の3つ。
権限付与の承認 誰がどのデータにアクセスできるかは、内部統制に直結します。一次確認を任せても、承認は人の名前で残します。
配属先での受け入れ 初日に誰が迎え、最初の1週間で何を教えるか。ここは手配の問題ではなく、受け入れ側の準備の問題です。
本人の状態の把握 入社直後の不安や違和感は、質問の形では出てきません。面談で拾う領域です。
受け入れ部署を設計に巻き込む
手続きの仕組みを人事が単独で作ると、手配は揃うのに受け入れが変わらない、という結果になります。初日にアカウントも備品も揃っていて、上長が何を任せるか決めていない。これでは入社者の立ち上がりは変わりません。
リデザインワークのAX支援では、人事部のチームリーダーとメンバーを集めて、各チームが自分たちの業務を分解し、どの工程をAIの対象にするかをグループワークで議論する形をとることがあります。この形にすると、参加した人が自分の業務の課題として持ち帰ります。
オンボーディングも同じ。受け入れ部署の管理職を設計に入れると、初日に何を用意するかだけでなく、最初の1週間で何を任せるかまで決まります。人事が手配を整えるだけの役割から抜けられます。
なお、オンボーディングのAI活用は、リデザインワークのAX支援でも無料でご相談を承っています。
オンボーディングの改善は漏れの数を数えるところから
オンボーディングは、書類・アカウントと備品・初期の情報提供の3領域に分かれます。最初に着手するのはアカウントと備品で、部署をまたぐぶん漏れが起きやすく、影響も大きいためです。
仕組みを入れる前に、入社1名あたりの工数と、関わる部署の数、漏れの件数を数えてください。部署の数と漏れの数を並べると、担当者の注意ではなく仕組みの問題だと共有できます。
手配が揃うようになったら、次は受け入れ側の設計です。初日に何が用意されているかより、最初の1週間で何を任せるかのほうが、立ち上がりを左右します。
業務の切り出し方から見直す場合は、業務の標準化とはもあわせてお読みください。
