退職手続きのチェックリスト｜会社側の期限一覧・本人への案内文と、権限削除まで漏らさない方法

月曜の朝、営業部の課長から人事にチャットが届く。「うちのメンバーが来月末で辞めることになりました。退職届は今週中に出してもらいます」。

担当者は社会保険と雇用保険の届出を思い浮かべるものの、離職票が必要か、退職金は出るか、住民税をどう徴収するかは本人に聞かないと分からない。前回の退職で情シスにアカウントの停止を頼んだのが誰だったかも、すぐには思い出せません。

退職手続きは、年に数回だけ発生する作業ではありません。厚生労働省の令和7年雇用動向調査結果の概況は、常用労働者5人以上の事業所を対象に1年間の入職と離職を調べた統計です。2025年の離職率（年初の常用労働者数に対する離職者の割合）は13.7%でした。

仮に従業員300人の会社が同じ割合なら、年に約41人、月に3〜4人が退職する計算になる。人事の手元では、ほぼ毎月、誰かの退職手続きが期限つきで動いています。

この記事を読み終えると、退職の申し出を受けた週のうちに、その人に必要な手続きと期限日の一覧を作り、人事・給与・総務・情シスへの依頼を1回で出せるようになります。会社側の手続きと期限の一覧、漏れが起きる3つの原因、原因ごとの対策、AIに任せる範囲の順に説明する。

記事の後半には、退職者の条件（退職日・年齢・退職金の有無・離職票の希望など）を貼り付けると、その人に必要な手続きと期限日の一覧、本人への案内文の下書きが出るAIへの指示文を載せました。

労務の手続き全体でAIに任せる範囲は労務業務のAI活用で、入社側の手続きの漏れはオンボーディングのAI活用で扱っています。

退職手続きのチェックリストと会社側の期限一覧

最初に、会社側の退職手続きを、申し出を受けた週から退職後1か月までの時系列に並べます。法定の期限は、所管する官庁の公表資料と法令の条文で2026年10月20日に確認したものです。

時期	手続き	主な担当	期限と根拠
申し出を受けた週	退職届の受理と退職日の確定	人事・上長	期間の定めのない雇用は申入れから2週間で終了（民法第627条）
申し出を受けた週	退職者の条件の確認と本人への案内文の送付	人事	社内の手順
申し出を受けた週	退職連絡票の起票と関係部署への通知	人事	社内の手順
退職日まで	退職所得の受給に関する申告書の受領（退職金を支払う場合）	給与	提出がないと支給額に20.42%の税率で源泉徴収（国税庁）
退職日まで	最終給与と住民税の徴収方法の決定	給与	1月1日から4月30日の退職は条件を満たせば一括徴収（東京都主税局）
退職日まで	秘密保持の誓約書の受領	人事	必要に応じて提出を求める（情報処理推進機構（IPA）のガイドライン）
退職日当日	貸与品と資格確認書等の回収	総務・人事	速やかに事業主へ（日本年金機構）
退職日当日	アカウントと入館証の停止	情シス・総務	ただちに削除（IPAのガイドライン）
退職後	健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届	人事	事実発生から5日以内（日本年金機構）
退職後	雇用保険被保険者資格喪失届と離職証明書	人事	被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内（ハローワーク）
退職後	給与所得者異動届出書（住民税）	給与	事由が発生した日の翌月10日まで（東京都主税局）
退職後	給与所得の源泉徴収票の交付	給与	退職の日以後1か月以内（国税庁）
退職後	退職所得の源泉徴収票の交付（退職金を支払った場合）	給与	退職後1か月以内（国税庁）
退職後	労働者名簿への退職の年月日と事由の記入	人事	遅滞なく訂正（労働基準法第107条）
本人の請求時	退職証明書の交付	人事	遅滞なく交付（労働基準法第22条）
本人の請求時	賃金の支払いと本人の金品の返還	給与・総務	請求から7日以内（労働基準法第23条）

社会保険の資格喪失届は、日本年金機構が提出時期を事実発生から5日以内としています。退職による資格喪失日は、退職日の翌日になる。

回収する書類は2025年12月から変わりました。厚生労働省によると、従来の健康保険証の有効期限は最長でも令和7年12月1日で満了し、12月2日からはマイナ保険証か資格確認書を使う。

日本年金機構の返納手続きの案内が退職時の返納の対象に挙げているのも、本人と家族の資格確認書、高齢受給者証などです。健康保険証の回収と書いたままのチェックリストは、資格確認書等の回収に書き換えておきます。

離職票は、ハローワークの案内によると、本人が交付を希望しないことが明確な場合を除いて交付が必要で、59歳以上の離職者には必ず交付します。令和7年1月20日からは、電子申請などの条件を満たせば本人のマイナポータルへ直接送付できるようになった。

退職手続きの漏れが起きる3つの原因

一覧にすると、会社側の退職手続きは16行に収まります。それでも漏れが出る原因は、担当者の注意力ではなく、大きく次の3つにある。

原因1 退職手続きごとに期限の数え方が違う

1つ目は、期限の数え方です。資格喪失届は事実発生から5日以内、雇用保険は被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内、住民税の異動届は翌月10日まで、源泉徴収票は1か月以内と、起算日も単位も異なります。

3月31日に退職した人なら、住民税の異動届は4月10日、雇用保険の資格喪失届は4月11日が期限になる。退職日だけを管理していると、期限日は退職者が出るたびに頭の中で計算し直すことになります。

原因2 退職者の条件によって必要な手続きが変わる

2つ目は、人によって必要な手続きが変わることです。59歳以上なら離職票を必ず作り、退職金を払うなら申告書の受領と退職所得の源泉徴収票が加わる。1月から4月の退職なら、住民税を一括で徴収する条件に当たるかを確認します。

経験を積んだ担当者でも漏れが減らないのは、同じ条件の組み合わせの退職が少ないためです。年齢・退職金・退職月・離職票の希望の4つがそれぞれ2通りに分かれるだけで、組み合わせは16通りになる。前回の退職者の手順をなぞると、条件の違う人で手続きが1つ抜けます。

しかも、退職後の住所や離職票の要否といった条件の多くは、本人に聞かないと分かりません。最終出社日を過ぎると本人と連絡が取りにくくなり、確認は後ろへずれていく。

原因3 退職の連絡が人事・給与・総務・情シスに別々に届く

3つ目は、連絡の経路です。退職の情報は上長から人事に届き、人事から給与・総務・情シスへ、メールやチャットの転送で個別に伝わることが多い。この経路では、誰がどこまで終えたかを1か所で確認できません。完了の記録が部署ごとに散らばるため、漏れは期限を過ぎてから見つかります。

退職手続きの期限日は退職日を入れると計算される表にする

3つの原因のうち、1つ目の期限の数え方の違いは、チェックリストに期限日の計算式を持たせると解消します。表計算ソフトなら、退職日をセルB1に入れ、手続きごとに次の式を置く。

手続き	期限日の式（退職日がB1）	3月31日退職の場合
雇用保険の資格喪失届	=B1+11	4月11日
住民税の異動届	=DATE(YEAR(B1),MONTH(B1)+1,10)	4月10日
社会保険の資格喪失届（社内の目安）	=WORKDAY(B1,2)	退職日の2営業日後

雇用保険の式は、ハローワーク飯田橋の案内にある3月31日の離職なら4月11日以内という例と一致します。社会保険の資格喪失届は、書類の不備で差し戻されても出し直せるよう、法定の期限より前に社内の目安を置きました。休日にあたる場合の扱いは提出先の案内で確認する。

ここで解消するのは期限の計算だけで、条件による違いと部署ごとの連絡の分断は残る。

また、期限の計算を表計算やAIに移しても、退職日や条件を入力する作業と、出た結果を確認する作業が前後に残れば、担当者の手間は減りません。業務を道具に移す前に押さえておきたい、手戻りを生まない業務の切り分け方を整理したのが、資料『AIによる業務効率化が進まない理由 ～業務設計編～』です。

なお、退職手続きのチェックリストと期限の管理は、リデザインワークのAX支援でも無料でご相談を承っています。

退職者本人への案内文と確認票は申し出を受けた週に渡す

2つ目の原因だった条件による違いは、本人に聞かないと分からない項目が中心でした。そこで、申し出を受けた週のうちに確認票を案内文とあわせて渡し、最終出社日より前に回収します。

確認票で聞く項目と、回答によって変わる手続きは次のとおり。

確認票で聞く項目	回答によって変わる手続き
生年月日	59歳以上なら離職票を必ず交付する
離職票の希望	離職証明書を作成するか
離職票の受け取り方法	マイナポータルへの直接送付か会社からの郵送か
退職後の住所と連絡先	離職票と源泉徴収票の送付先
退職後の健康保険の予定	任意継続など本人に案内する加入先の手続き
家族の資格確認書の有無	回収する書類の数
退職金の支給の有無	退職所得の受給に関する申告書と退職所得の源泉徴収票
返却する貸与品	総務が回収する品目

案内文は、会社が行う手続きと本人が行う手続きを分けて書きます。本人の手続きにも期限があるからです。たとえば協会けんぽの任意継続は、退職日の翌日から20日以内に住所地の協会けんぽ支部へ申し出る必要がある。

次の案内文は、〇の部分を確認票の回答に合わせて書き換えれば、そのまま使えます。

件名：退職の手続きについてのご案内（確認票のご返送のお願い）

〇〇さん

退職日が〇年〇月〇日に決まりましたので、手続きの流れをご案内します。
〇月〇日（〇）までに、添付の確認票にご記入のうえ、人事部までご返送ください。

1. 退職日までにお願いすること
・貸与品の返却：社員証、入館証、パソコン、〇〇（最終出社日に総務へ）
・資格確認書の返却：ご本人とご家族の分（交付されている場合）
・退職金がある方は「退職所得の受給に関する申告書」のご提出

2. 会社が行う手続き（ご本人の対応は不要です）
・健康保険と厚生年金保険の資格喪失の届出
・雇用保険の資格喪失の届出と、離職票の手続き（ご希望の場合）
・住民税の手続き（残りの税額は〇〇の方法で納めていただきます）
・源泉徴収票の送付（〇月〇日ごろ、確認票にご記入のご住所へ）

3. ご本人に行っていただく手続き
・退職後の健康保険の加入：転職先の健康保険、任意継続、国民健康保険、ご家族の扶養のいずれか
  任意継続を希望する場合は、退職日の翌日から20日以内（〇月〇日まで）に
  お住まいの地域の協会けんぽ支部への申し出が必要です
・失業給付を受ける場合は、離職票が届いたあとにハローワークで手続き

お問い合わせ：人事部 〇〇（内線〇〇、メール〇〇）

任意継続の20日以内という期限は健康保険法第37条の定めで、健康保険組合でも同じになる。組合に加入している会社は、申し出先を組合の案内に合わせて書き換えます。確認票で外れるのは条件による違いで、部署間の連絡の分断は次の節で扱う。

返却物と権限削除は退職連絡票で総務と情シスに同時に依頼する

3つ目の原因だった連絡の分断は、漏れの中でも影響が大きい部分です。アカウントや入館証が退職後も使えると、情報漏えいにつながる。

退職者を経由した漏えいは、調査にも表れています。情報処理推進機構（IPA）の企業における営業秘密管理に関する実態調査2024は、国内企業で情報システム関連部門などに所属する1,200人へのウェブアンケートです。

このうち、過去5年以内に漏えいと思われる事象があったと回答した426人に、漏えいのルートを複数回答で聞いている。中途退職者（役員・正規社員）によるものが17.8%、契約満了後または中途退職した契約社員・派遣社員等によるものが14.6%、定年退職者によるものが12.0%でした。

退職者に関わるルートが3つ並んでおり、退職手続きは情報管理の手続きでもあります。

IPAの組織における内部不正防止ガイドライン（第5版）は、異動または退職により不要となった利用者IDとアクセス権は、ただちに削除しなければならないとしています。同じガイドラインの事例には、元役員が退職日の夜に有効なままだった電子キーカードを使って不正な送金をした例が載っている。

そこで人事は、退職が決まったら退職連絡票を1枚起票し、同じ内容を関係部署へ同時に送ります。連絡票の行ごとに担当部署と完了日の欄を置き、作業を終えた部署が自分で記入する。

退職連絡票の項目	受け取る部署	部署が行う作業	完了の期限
退職日と最終出社日	全部署	各作業の期限日を確定する	起票した日
最終給与と住民税の徴収方法	給与	最終給与の計算と異動届の作成	最終給与の計算日
貸与品の一覧	総務	パソコン・社員証・名刺・制服などの回収	最終出社日
入館証と鍵	総務	入館の権限の停止	退職日の終業時刻
業務システムとメールのアカウント	情シス	アカウントの停止と共有フォルダの権限の削除	退職日の終業時刻
部署で契約した社外サービス	情シス・上長	会社名義で契約したクラウドサービスの権限の削除	退職日の終業時刻
秘密保持の誓約書	人事	誓約書の受領	最終出社日

停止の期限は、退職日の終業時刻と時刻まで書きます。日付だけだと、翌営業日の朝に処理する部署が出るためです。部署で個別に契約したクラウドサービスは情シスが一覧を持っていないことが多いため、使っていたサービスを知る上長を担当に加えました。

人事は退職日の翌営業日に連絡票を開き、完了日が空いている行だけを担当部署に確認する。アカウントの発行と停止を人事の入退社の情報から自動で行う考え方は、情シスのAI活用で扱っています。

退職手続きでAIと表計算に任せる作業と人が判断すること

3つの原因に対策を当てた後に残る作業を、機械の判定・AIの補助・人の確認の3区分で整理します。区分の考え方はダブルチェックは無駄かで説明している。

作業	区分	任せ方（例）
手続きごとの期限日の計算	機械の判定	退職日から計算式で出す
条件に応じた手続きの抽出	機械の判定	年齢・退職金・退職月から該当する行だけを残す
連絡票の未完了の検出	機械の判定	期限を過ぎて完了日が空欄の行を一覧にする
本人への案内文の下書き	AIの補助	確認票の回答から本人用の案内文を作る
確認票の回答の転記	AIの補助	手書きやPDFの回答を読み取り、表に転記する
本人からの質問への回答案	AIの補助	案内文と社内規程から回答の下書きを作る
離職理由の記載	人の確認	自己都合か会社都合かを事実に基づいて判断する
退職証明書の記載事項	人の確認	本人が請求した事項だけを記入する（労働基準法第22条）
有給休暇の残日数と未払いの精算	人の確認	規程と本人の申し出を照らして判断する

機械の判定に移すには、条件と手続きの対応を先に書き出します。リデザインワークのAX支援でも、手続きの漏れを減らすときは、条件ごとに追加する手続きと省く手続きを1行ずつ書いた判定ルール表を先に作る。確認票の項目と回答の表が、その最初の版になります。

AIの補助で注意したいのは退職者の個人情報です。氏名や住所を生成AIに入力してよいかは、会社の利用規程と契約しているサービスで決まる。入力してよい範囲の決め方は人事部の生成AI導入で整理しています。

退職者の条件から手続きと期限日の一覧を作るAIへの指示文

次の指示文に、退職者の条件と自社のチェックリストを貼り付けると、その人に必要な手続きの表と本人への案内文の下書きが出ます。チェックリストには、冒頭の表を自社に合わせて直したものが使える。

あなたは人事・労務の手続きを支援する担当者です。
以下の退職者の条件から、会社側が行う退職手続きの一覧と、本人への案内文の下書きを作成してください。

【退職者の条件】（氏名は記号に置き換えて入力）
・退職者：Aさん
・退職日：
・最終出社日：
・退職時の年齢：
・退職金の支給の有無：
・離職票の希望：
・離職票の受け取り方法（マイナポータルか郵送か）：
・退職後の健康保険の予定：
・家族の資格確認書の有無：
・住民税の徴収方法（給与から天引きしているか）：
・返却する貸与品：

【自社の退職手続きのチェックリスト】
（手続き・担当部署・法定の期限・社内の期限を書いた表を貼り付け）

出力の条件:
1. 条件に該当する手続きだけを、時期の順に表にしてください。
   列は「手続き」「担当部署」「法定の期限」「社内の期限日」「該当する理由」とします。
2. 社内の期限日は、退職日とチェックリストに書かれた期限から日付で計算してください。
   チェックリストに期限が書かれていない手続きは、日付を推測せず「期限を確認」と書いてください。
3. 条件から外した手続きは、外した理由を1行ずつ別の表にしてください。
4. 本人への案内文を「退職日までにお願いすること」「会社が行う手続き」
   「ご本人に行っていただく手続き」の3つに分けて作成してください。
5. 条件の記入が足りず判断できない項目は、本人または担当者への質問として最後にまとめてください。

2つ目の条件で日付を推測させないのは、AIが法令の期限を古い情報や誤った数え方で答えることがあるためです。

5つ目の条件で出てくる質問は、確認票に足す項目の候補になります。退職者が出るたびに足していくと、確認票を回収した時点で条件がすべて分かる退職が増えていく。

退職手続きの漏れは退職の申し出を受けた週に防ぐ

ここまでの3つの対策は、いずれも退職日より前に済ませる作業でした。ところが、退職手続きの漏れが見つかるのは退職日の後が多い。資格喪失届、離職票、源泉徴収票は、どれも退職日を過ぎてから期限が来る手続きだからです。アカウントの停止漏れも、退職日の翌日に使えてしまって初めて分かります。

漏れが見つかってから条件や連絡をさかのぼっても、そのころには本人と連絡が取りにくくなっている。申し出を受けた週に、確認票を渡し、退職連絡票を起票し、期限日を計算した表を作る。この3つを終えれば、退職日の後に残るのは、表に並んだ期限日どおりに届出を出す作業だけです。

退職者が担当していた業務を、退職者しか分からないまま残さない方法は、属人化の解消方法で扱っています。